Sogenannte “Remote-Teams”, also verteilte Teams, die von unterschiedlichen Standorten und vielleicht sogar unterschiedlichen Zeitzonen zusammenarbeiten, liegen im Trend: Viele Unternehmen möchten die Chance nutzen, weltweit Talente für ihr Unternehmen zu gewinnen oder lokale Lohnkostenvorteile zu nutzen. Aktuelle Studien zeigen außerdem, dass auch Arbeitnehmer gerne zumindest die Möglichkeit haben möchten, remote von zu Hause oder von Co-Working-Spaces aus arbeiten zu können.

Dieser Trend bringt für Teams aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wie geht man also in der Koordination und dem Management bei über mehrere Standorte verteilten Teams um?

Die gute Nachricht vorab:

Google hat in einer internen Studie herausgefunden, dass verteilte Remote-Teams prinzipiell genauso erfolgreich sein können wie Teams am gleichen Standort. Gleichzeitig hat Google seine Best Practices in einem englischsprachigen Playbook geteilt. Damit die Kommunikation und Produktivität im Remote-Team funktioniert, gibt es einiges zu beachten. Interessanterweise spielen auch hier wieder psychologische Faktoren wie die psychologische Sicherheit, das Teamgefühl und das Vertrauen eine wichtige Rolle.

Das sind unsere Tipps, wie dein Remote-Team sein Potenzial entfalten kann:

Tipp 1: Remote-first heißt Überkommunizieren

Kommunikation muss in Remote-Teams neu gedacht werden. Manager kennen den Begriff des Überkommunizierens wahrscheinlich bereits, denn viele Managementlektüren legen nahe, dass man die Unternehmensstrategie nicht zu häufig kommunizieren kann. Dieses Konzept des Überkommunizierens ist auch für Remote-Teams relevant.

Beispiel: Ein Team sitzt grundsätzlich an einem Standort und nur einige wenige Teammitglieder arbeiten remote von woanders. Hier droht eine Zweiklassengesellschaft, die das Teamgefühl untergraben kann: Ein wesentlicher Teil der Kommunikation findet face-to-face im Büro statt und als Remote-Teammitglied bekommt man Informationen regelmäßig als letztes. Nämlich erst, wenn der nächste Videocall (z.B. Daily oder Weekly) ansteht oder jemand diese Information schriftlich festhält (z.B. via E-Mail, Slack, Confluence, Trello-/ Jira-Tickets und so weiter).

Deswegen die Empfehlung: Ein Großteil der formellen als auch informellen Kommunikation sollte nach der Faustregel “Remote-First” proaktiv für alle online sichtbar hinterlegt werden. Auch wenn es es sich manchmal so anfühlen wird, als ob die Information doch mittlerweile ohnehin bekannt sei, sollte man sich die Mühe machen, jede Entscheidung auch digital ausführlich festzuhalten, um die Herleitung für Dritte nachvollziehbar zu machen.

In Remote-Teams gilt einmal mehr: Overcommunication gibt es nicht. Und selbst wenn: Sie lohnt sich!

Tipp 2: Angepasste Routinen im Alltag

Gerade in Remote-Teams muss man als Teammitglied, Führungskraft oder Scrum-Master großen Wert darauf legen, einen Rahmen für regelmäßigen Austausch zu schaffen. Damit ist nicht ein monatliches Update gemeint, sondern ein viel engerer Austausch, der das Teamgefühl erst möglich macht. 

Ein Best Practice, dass unserer Erfahrung nach gut funktioniert: Dailys einfach Online in Textform abbilden. Jeden Tag startet jedes Teammitglied also damit, seine wichtigsten Themen sowie zeitliche Verfügbarkeiten für den Tag in einen Chat oder Slack-Channel zu schreiben. So ist für jeden transparent, wer gerade woran arbeitet. Trotzdem bleibt so allen der Freiraum, sich nicht um Punkt 9:00 in eine Videokonferenz zum Daily einwählen zu müssen. Gerade bei unterschiedlichen Zeitzonen ist diese Form des Dailys vorteilhaft.

Das Daily im Chatformat sollte man zum Beispiel mit einem Weekly im Videocall-Format ergänzen. So gibt es eine Runde, in der sich alle Teammitglieder auch (zumindest digital) sehen können. Dieser Videocall sollte bewusst nicht zu einem formalen Status-Update verkommen, weil er dann seine Wirkung zum Teambuilding verfehlen würde. Nutzt den Termin vielleicht sogar für ein gemeinsames Mittagessen, um den informellen Charakter zu unterstreichen – ja, ein gemeinsames Mittagessen vor dem Bildschirm ist besser als kein gemeinsames Mittagessen. Dieses Mittagessen kann dann mit offenen Austauschformate wie “Brown Bag” / “Lunch & Learn” verbunden werden.

Tipp 3: Mit Check-Ins & Co. Raum für informellen Austausch einplanen

Die Gelegenheiten zum informellen Austausch wie beispielsweise in der Küche am Kaffeeautomaten, am Kickertisch & Co. fallen bei verteilten Remote-Teams weg. Um das nötige Vertrauen zwischen den Teammitgliedern verschiedener Standorte zu schaffen, muss also aktiv Raum gegeben werden. So können die Teammitglieder sich auch auf menschlicher Ebene kennenlernen und näherkommen.

Bei allen Bemühungen um effiziente Meetings, sollte deshalb nicht darauf verzichtet werden zumindest die ersten 5 Minuten für einen lockeren Austausch als “Eisbrecher” zu reservieren, bevor man mit dem eigentlichen Thema des Meetings startet. 

Je nach Runde, kann sich neben dem offenen Austausch auch ein Check-In als Best Practice anbieten, bei dem jeder reihum zu Worte kommt. Wer als letztes in den Termin kommt, fängt mit dem Check-In an. Folgende Fragen können sich für die Check-In-Runde anbieten:

  • Auf einer Skala von 1 (=miserabel) bis 10 (=super) wie geht’s dir gerade? Warum?
  • Was müsste passieren, damit du heute abend bei einer 10 bist?

Die Beantwortung dieser Fragen kann sich auch auf private Dinge beziehen – das sollte jedem überlassen werden. Natürlich kann man die Check-In-Fragen von Meeting zu Meeting variieren. Wichtig wäre vielleicht der Hinweis, dass die Fragen nicht zu persönlich werden sollten, falls das für einzelne Teammitglieder unangenehm sein könnte.

Ein schönes Beispiel, was die Wichtigkeit unterstreicht: Vor einigen Wochen waren wir bei der Retro eines Kunden und es kam raus, dass eine Person, die die Check-In-Skala mit 3 beantwortet hat, die ganze Nacht nicht geschlafen hat und von Kopfschmerzen geplagt war. Diese Information ist natürlich entscheidend, um das Verhalten der Person einordnen und berücksichtigen zu können.

Tipp 4: Teambuilding durch Retrospektiven als Best Practice

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Tipp für alle, die Retrospektiven (oder kurz “Retros”) in ihren Remote-Teams noch nicht nutzen. Denn gerade, wenn ein Großteil der Kommunikation in digitaler Textform stattfindet, besteht ein erhöhtes Risiko für Missverständnisse, die das Vertrauen und Teamgefühl gefährden können.

Dieses Risiko durch die fehlende Face-to-Face-Kommunikation lässt sich nicht vermeiden. Umso wichtiger ist es, einen Rahmen zu schaffen, in dem jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, seine Beobachtungen und Wahrnehmungen zur Zusammenarbeit zu platzieren, im Team abzugleichen und Konfliktpotenziale damit zu entschärfen. Die Retrospektive ist hierfür ein etabliertes Best Practice geworden.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung

Tom hat in einem Jira-Ticket einen Vorschlag zur Lösung eines technischen Problems gemacht (Methode A). Erwin hat den Vorschlag gelesen, mit einem anderen Kollegen abgestimmt und kam zu dem Ergebnis, dass Methode B als alternativer Lösungsweg sinnvoller wäre und antwortet in dem Jira-Ticket kurz und knackig “Wir haben es jetzt doch nach Methode B gemacht.”. Tom hat die Nachricht gelesen und fragt sich, ob sein Vorschlag überhaupt ernsthaft diskutiert wurde. Da ihn die kurze Antwort stört, will er seinen Unmut darüber in der kommenden Retro zur Sprache bringen. 

Als Erwin davon in der Retro hört, ist er verwundert und erläutert, dass der Vorschlag sehr wohl ernsthaft diskutiert wurde, erläutert kurz die Gründe dafür und entschuldigt sich, dass er das Vorgehen nicht im Vorfeld mit Tom abgestimmt hat. Tom ist zufrieden und kann die Entscheidung nachvollziehen. Das Learning: Demnächst sollten wir bei solchen Entscheidungen entweder zum Hörer greifen, oder die Diskussionsverläufe zumindest auch digital festhalten.

Tatsächlich sind viele Konflikte oder Unzufriedenheiten nicht viel komplexer als dieses simple Beispiel und alles was es zur Prävention braucht, ist eine offene Feedbackkultur und den Raum, um die Punkte anzusprechen.

Remote rocks!

Als Fazit lässt sich festhalten, dass Remote-Teams nicht grundsätzlich weniger erfolgreich wären als Vor-Ort-Teams. Gerade auf das Teambuilding und das Vertrauen muss gesteigerter Wert gelegt und bestehende Routinen und Gewohnheiten angepasst werden.
Zu guter Letzt muss man dem höheren Risiko für Missverständnisse Rechnung tragen. Die Einführung von Team-Retrospektiven scheint hier aus unserer Sicht in verteilten Remote-Teams unausweichlich. Ob unser Retro-Tool da helfen kann, erfahrt ihr hier.

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