all hands - retrospective meeting with big groups or teams

Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

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Es kann bereits eine Herausforderung sein, Retrospektiven in einem kleinen Team bzw. in einer kleinen Gruppe zu moderieren. Oder wenn man sehr wenig Zeit hat. Was ist aber mit Retrospektiven in großen Teams? Sie sind meist um ein vielfaches anspruchsvoller. 

Bevor wir unser Tool für Retrospektiven entwickelten, sammelten wir diverse Erfahrungen mit größeren Gruppen – häufig hatten wir kundenseitig die Anforderungen, dass ein ganzer Bereich (nicht selten über 15 Personen) an einer Retro teilnehmen sollte.

Ich möchte deshalb im ersten Schritt teilen, welche Herausforderungen sich unserer Erfahrung nach in diesen größeren Teams bzw. Gruppen ergeben haben.

Herausforderungen bei Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

1. Gesprächsatmosphäre

Bei großen Teilnehmerzahlen kennen sich häufig die Teilnehmer untereinander nur wenig aus dem Alltag. Während man bei kleinen Teams in der Regel auf eine vertrauensvolle und offene Gesprächsatmosphäre setzen kann, ist das bei großen Teams häufig schwieriger. Obwohl eben diese vertrauensvolle Atmosphäre so wichtig für die psychologische Sicherheit des Teams (einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Teams) ist.

2. Engagement & Gesprächsverteilung

Gleichzeitig wird es für jeden Einzelnen in dieser Konstellation einfacher, sich aus Diskussionen zurückzuziehen. Man muss also als Moderator viel mehr acht geben, dass alle Teilnehmer engagiert teilnehmen, sich einbringen können und dass die Gesprächsverteilung einigermaßen ausgeglichen ist.

3. Zeitmanagement

Je mehr Teammitglieder, desto mehr Themen können auf den Tisch kommen. Timeboxing wird deswegen unerlässlich, um alle Themen angemessen unterbringen zu können.

Anlässe für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

Manchmal hat man jedoch keine Wahl und muss sich diesen Herausforderungen stellen. In der Praxis sehen wir typischerweise folgende Anlässe für Retrospektiven in großen Teams:

  • Ein großes Team ist schlicht in keine weiteren, langfristig unterteilten Gruppen aufgeteilt. Hier würde man ab 9 Teammitgliedern laut Scrum Guide bereits von einem “zu großen Team” sprechen.
  • Ein Bereich, der aus mehreren kleinen Teams besteht, die eben auch übergreifend eine gemeinsame Retro durchführen möchten. Dann spricht man von einer “Overall Retrospective” oder “Retro of Retros”.

Die folgenden Tipps bieten sich für beide Szenarien an. 

Tipps für Retrospektiven in großen Teams oder Gruppen

Hier unsere Tipps für Retrospektiven in großen Teams!

Tipp 1: Teilnehmerkreis der Retrospektive hinterfragen

Eine Retrospektive im großen Kreis sollte durchaus hinterfragt werden. Sind die Rahmenbedingungen wirklich unveränderbar? Gibt es keine sinnvolle Alternative?

Bei großen Teams oder Gruppen wäre deswegen die erste Frage, ob man das Team nicht doch thematisch unterteilen kann. Wir sind zwar kein Fan davon, alles strikt nach Lehrbuch (oder in diesem Fall dem Scrum Guide) auszulegen, aber die Begrenzung auf 9 Teammitglieder ist kein Zufall – bis zu dieser Größe kann eine produktive Retrospektive ohne Einschränkungen stattfinden. Also gerade, wenn man deutlich über dieser Zahl liegt, sollte man die Teamkonstellation hinterfragen.

Bei “Overall Retros” mit mehreren Teams ist ein häufig angewendeter “Trick”, dass jedes Team lediglich Vertreter des Teams in die große Runde entsendet. So kann man die große Runde zumindest von der Teilnehmerzahl trotzdem überschaubar halten. Das LeSS-Framework für agiles Arbeiten sieht das Benennen von Team Vertretern für “Overall Retros” zum Beispiel auch so vor, dann spricht man von “Scrum of Scrums”.

Tipp 2: Vertrauensvollen Umgang beachten

  • Auch, wenn das Team sehr groß ist, gilt weiter, dass die Inhalte (bis auf die Maßnahmen) weiter vertraulich sind. → Darauf sollte man in der Moderation hinweisen.
  • Ein kurzes Check-In nutzen, um eine zwanglose Atmosphäre zu schaffen – auch, wenn man wenig Zeit hat

Tipp 3: Teamgröße bei Zeitplan berücksichtigen

Je größer das Team, desto mehr Themen und desto langwieriger die Diskussionen.

Während man in einem kleinen Team also vielleicht gewohnt ist, eine Retrospektive in einer Stunde abschließen zu können, wird sich das bei größeren Teilnehmerkreisen nicht realisieren lassen.

Der benötigte Zeitraum hängt stark vom gewählten Format und Methode der Retrospektive ab. Unserer Erfahrung nach bewegen sich die Zeiträume in folgenden Zeiträumen:

Übliche Zeiträume für Retrospektiven je nach Teamgröße

  • 5 oder weniger Teilnehmer → 45 – 90 Minuten
  • 6 bis 10 Teilnehmer → 60 – 120 Minuten
  • 10 bis 20 oder mehr Teilnehmer → 90 – 180 Minuten

Experimentiert gerne selber mit dem Timeboxing, um ein Gefühl dafür zu bekommen. Nehmt euch aber gerade am Anfang lieber etwas mehr Zeit als zu wenig und schaut dann, welche Schritte sich ggf. optimieren lassen – dazu sind dann möglicherweise die nächsten Tipps hilfreich!

Tipp 4: Parallelisierung bei der Themen- und Ideensammlung

Um die Themen- und Ideenfindung zu parallelisieren, bieten sich zum Beispiel Formate bzw. Methoden wie “1-2-4-All” an. Wie läuft das?

Jeder macht sich zu einem Thema oder einer Fragestellung erst selber individuell Gedanken – zum Beispiel 2 Minuten (1). Dann sucht sich jeder Teilnehmer einen Partner zum Austausch der gesammelten Gedanken (2), ehe man sich in Vierergruppen (4) zusammen tut und schließlich die gesammelten Ideen in einer priorisierten Form in der Gruppe präsentiert (All). 

Eine ausführlichere Anleitung zu 1-2-4-All findest du auf der Seite von Liberating Structures.

Tipp 5: Breakout-Sessions nutzen

Jetzt sind Themen also zusammengetragen und grob priorisiert – trotz großem Team bzw. Gruppe. Als nächstes sollten die Themen im Detail analysiert werden, um ableiten zu können, mit welchen kleinen Action Items man eine Verbesserung erzielen könnte. 

Hier wird es besonders knifflig. Denn je größer der Teilnehmerkreis, desto wahrscheinlicher ist es, dass die besprochenen Themen nicht für alle relevant sind. Dementsprechend kann nur ein Bruchteil der Teammitglieder zu einem Thema beitragen. 

Die Besprechung von bestimmten Themen, die nicht alle Teammitglieder gleichermaßen betreffen, sollte daher konsequent ausgelagert oder parallelisiert werden.

Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, hierfür Breakout-Sessions zu nutzen: Man legt die Themen fest und lässt sich selbst organisierende Kleingruppen daran arbeiten. Jeder Teilnehmer kann sich frei einer Gruppe anschließen und diese auch wieder verlassen – genau wie bei einem Open-Space-Format.

So hat jeder die Möglichkeit, sich in den Diskussionen einzubringen, wo sie*er auch aktiv beitragen kann. Bei der Präsentation der Ergebnisse aus den Breakout-Sessions kommt dann im besten Fall eine handfeste Maßnahme heraus, die man direkt im nächsten Sprint umsetzen kann. Wenn die vorgeschlagenen Maßnahmen für den gesamten Teilnehmerkreis plausibel und verfolgenswert erscheinen, gelten die Maßnahmen als beschlossen. 

Es kann aber genauso gut sein, dass die Kleingruppe noch keinen finalen Vorschlag für eine Maßnahme erarbeiten konnte. In diesen Fällen kann man dann beschließen, die Breakout-Session außerhalb der Retrospektive fortzuführen, wenn dies von den Teilnehmern als sinnvoll erachtet wird.

Vorsicht mit “halben” Maßnahmen

Nichts ist ärgerlicher als eine halb durchdachte Maßnahme, die unter Druck entstanden ist und um die sich dann keiner kümmern möchte. Unserer Erfahrung nach ist es daher sehr wichtig, dass man schon in der Moderation in eurem großen Team bzw. eurer großen Gruppe darauf hinweist, dass auch der Beschluss einer weiteren Breakout-Session außerhalb der Retrospektive eine legitime Maßnahme sein kann, um das Thema weiter zu beleuchten, wenn es sich in der Timebox der Retro noch nicht abschließend analysieren ließ.

Tipp 6: Im Vorfeld Feedback sammeln

Gerade das sammeln von Feedback also die “Gathering data”-Phase kann wertvolle Zeit in der Retrospektive binden, die man eigentlich schon im Vorfeld auslagern könnte, indem man im Vorfeld zur Retrospektive nach Feedback fragt.

Um diese Abfrage von Feedback im Vorfeld etwas zu strukturieren, bietet es sich häufig an, geschlossene Fragen mit offenen Fragen zu kombinieren. So erhält man quantitatives Feedback zu gezielten Aspekten und hat als Teammitglied durch die offenen Fragen weiterhin die Möglichkeit offen eigene Themen einbringen. Auch Spotify als Vorreiter nutzt beispielsweise gezielte geschlossene Fragen, deren Ergebnisse sie auf den Namen Squad Health Check getauft haben.

Hier können Tools wie Echometer eine willkommen Unterstützung sein!

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Fazit

Wahrscheinlich habt ihr herausgelesen, dass wir Retrospektiven mit zu großen Teilnehmerzahlen aus den eingangs erläuterten Gründen nicht empfehlen würden – eben weil es so herausfordernd ist, sie zu moderieren und alle Teilnehmer angemessen einzubeziehen.

Gleichzeitig hoffen wir, dass ihr mit den Tipps zur Parallelisierung & Co. das Beste aus großen Retrospektiven herausholen könnt. Denn gerade, wenn man sich als großes Team an die Konstellation der Retro gewöhnt hat, kann es mit der Zeit immer einfacher werden und das Format – trotz der Hürden – zu einem Erfolg.

Wir sind gespannt auf deine Erfahrungsberichte!Übrigens: Wenn ihr allgemein noch nach Abwechslung in euren Retros sucht, dann könnt ihr auch mal in diesem Blog-Post nachsehen.

Auf den Punkt

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