Kommunikation

Retrospektive gestalten – Missverständnisse in der Kommunikation meiden

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Eines vorweg: Du möchtest abwechslungsreich und mit Spaß dein Team in Retrospektiven weiterentwickeln? Dann hier entlang zu unserem Software-Tool für messbar gute Retros:

Retrospektiven richtig zu gestalten ist in der Zusammenarbeit im Team besonders wichtig, da sie zwar eine optimale Basis für den Austausch im Team bieten, aber gleichzeitig kein Selbstläufer sind. Ein besonders wichtiger Aspekt dabei ist die Kommunikation unterhalb der Teilnehmenden.

Gerade letztens erst hatte ich privat eine Situation, in welcher mir aufgefallen ist, wie schnell man sich missverstehen kann.
Ein Freund von mir, Ben, hatte sich ein Ladekabel von mir geliehen, welches einem weiteren Bekannten gehört, Leon. Als ich es Leon zurückgeben wollte, fragte ich meinen Freund Ben, ob er es mir bitte vorbeibringen könne. Dieser konnte gerade nicht und bot an, es direkt Leon zu geben. Da ich es selbst übergeben wollte, sagte ich zu ihm: “Nein, alles gut, das brauchst du nicht. Gib es mir einfach wann anders.”

Am nächsten Tag kam dann die Nachricht von Ben: “Ich habe es bei Leon in den Briefkasten geworfen.” und ich fragte mich, was das sollte, da ich ja – meines Erachtens nach – ausdrücklich gesagt hatte, dass er es mir direkt geben solle.

Und die Moral von der Geschicht’: Ben wollte mir lediglich einen Gefallen tun und dachte, ich hätte das gesagt, um ihm keine Umstände zu bereiten.

Daran sieht man, dass es in der Kommunikation verschiedene Interpretationen geben kann und so Missverständnisse entstehen können. 
Insbesondere deswegen ist es essentiell, Retrospektiven so zu gestalten, dass Missverständnisse aus dem Alltag aufzudecken und sie durch die Schaffung von gemeinsamen mentalen Modellen sogar im Vorfeld zu vermeiden, um effizient als Team handeln zu können.

In Teams, wo mehrere Teilnehmer über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon oder Messenger wie Slack & Co. kommunizieren, kann sich das Potenzial von Missverständnissen schnell potenzieren. Die Retrospektive schafft einen geschützten Raum, um das Team wieder auf einen Stand zu bringen. Deshalb ist Retrospektiven zu gestalten insbesondere in solchen Teams relevant.

Retrospektive gestalten | Erfolgsfaktor für Kommunikation

 

Doch was ist überhaupt die Definition einer Retrospektive? Grundsätzlich kann man eine Retrospektive folgend definieren: Eine Retrospektive ist ein regelmäßiges Treffen eines Teams, um die vergangenen Arbeitsschritte zu beleuchten und daran angelehnt Verbesserungsvorschläge für die zukünftige Zusammenarbeit abzuleiten. Genaueres könnt ihr in unseren FAQ dazu nachlesen.

 

Und wie ist eine Retrospektive aufgebaut? Selbstverständlich muss die Gestaltung der Retrospektive an die jeweiligen Bedürfnisse des Teams angepasst werden, dennoch gibt es ein gewisses Grundgerüst bzw. Retrospektiven Methoden, an welchen man sich orientieren sollte.

Es gibt mehrere Fragen, die in einer Retrospektive im Hinterkopf behalten werden sollten, um den Arbeitsprozess zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und Missverständnisse vermeiden oder zumindest aufdecken zu können:

  1. Was haben wir so gut gemacht, dass wir darüber reden müssen, um es nicht zu vergessen?
  2. Welche Erkenntnisse haben wir gewonnen?
  3. Bei was müssen wir künftig anders handeln?
  4. Was haben wir noch nicht verstanden?

Phasen um deine Retrospektive zu gestalten 

 

Grundsätzlich können Retrospektiven in mehrere Phasen gesplittet werden, die sich wie in der Abbildung veranschaulicht, aufteilen:

 

Retrospektiven gestalten

 

Jetzt fragst du dich sicher, was dir das konkret sagen soll? Das und wie du deine Retrospektive gestalten kannst, verraten wir dir natürlich im Folgenden!

 

  • Intro: Das Intro beinhaltet die Begrüßung und das Erfassen der aktuellen Stimmungslage. Das kann beispielsweise über ein kurzes Check-In erfolgen, in welchem jeder berichtet, wie es ihm oder ihr aktuell geht.
  • Datensammlung: In der Datensammlung solltet ihr Informationen sammeln, die euch ermöglichen, eure Zusammenarbeit zu beurteilen. Das können sowohl objektive Fakten als auch eure persönlichen Eindrücke sein. 
  • Einsichten gewinnen: Hierbei geht es darum, die Ursachen festzustellen. Warum läuft etwas gut oder nicht gut? Dabei können euch die oben genannten Fragen behilflich sein. 
  • Maßnahmen festlegen: In dieser Phase sollten konkrete Schritte beschlossen, Verantwortlichkeiten verteilt und eine Zeiteinteilung festgelegt werden.
  • Abschluss: Beim Abschluss solltet ihr die Retrospektive selbst bewerten und diesbezüglich Feedback geben. Das hilft euch dabei, die nächsten Retrospektiven zu optimieren. Hierbei kann euch unser Tool für Team-Retrospektiven möglicherweise behilflich sein. Mit gezielten Items wird die Zusammenarbeit reflektiert und ein gemeinsamer Konsens geschaffen. 

Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden

 

Spannen wir nochmal den Bogen zurück zu meiner anfänglichen Geschichte: Was haben jetzt Missverständnisse und Kommunikation mit der Gestaltung von Retrospektiven Methoden zu tun?

 

 

Wie ihr an den Phasen und relevanten Fragen unschwer erkennen könnt, kommt es beim Retrospektiven gestalten maßgeblich darauf an, miteinander zu kommunizieren und an gemeinsamen Prozessen zu arbeiten. Wie auch in anderen Alltagssituationen kann es hierbei zu Missverständnissen kommen. Daher ist es sinnvoll, einen Blick auf Kommunikationsmodelle zu werfen, um für die Ursachen von Missverständnissen zu sensibilisieren.

 

 

Grundsätzlich ist es relevant, zu bedenken, dass jede Aussage 4 Seiten (vgl. Schulz von Thun, 1981) hat:

 

Kommunikationsquadrat

Das Kommunikationsquadrat – ein sehr bekanntes Kommunikationsmodell –  hilft zu verstehen, wieso so viele Interpretationen einer vermeintlich eindeutigen Aussage möglich sind.
Wenn ihr das in den Retrospektiven berücksichtigt, werdet ihr sicher schnell aufdecken können, warum es in der vergangenen Arbeit teilweise zu Missverständnissen gekommen ist.

Gerade in der agilen Arbeitswelt ist es wichtig, dass eine erfolgreiche Kommunikation stattfindet, damit ihr auf die dynamischen Anforderungen der VUCA-Welt umgehend und angemessen reagieren könnt.

Das Kommunikationsquadrat beim Retrospektive gestalten

 

Versucht euch fortlaufend anzueignen, getätigte Aussagen in allen Phasen der Retrospektive nicht einfach nur hinzunehmen. Hinterfragt und berücksichtigt stattdessen alle vier Seiten des Kommunikationsquadrats. Fragt so lange nach und paraphrasiert die Aussage eures Gegenübers (also fasst sie in eigenen Worten zusammen), um zu überprüfen, ob ihr das gleiche meint.

 

 

Anfangs wird euch das sicher erstmal komisch vorkommen. Mit der Zeit aber werdet ihr merken, dass Missverständnisse vermieden und aufgedeckt werden können und Prozesse so reibungsloser ablaufen.

 

Echometer als Unterstützung beim Retrospektive gestalten

 

Wir bei Echometer verstehen es, TeamWork zu transformieren und langfristig zu fördern. Mit Hilfe von psychologischem Know-how und unserem Tool für Team-Retrospektiven haben wir für Teams wie deines optimal zugeschnittene Items entwickelt, die dafür sorgen, dass ihr die richtigen Fragen stellt und auf einen gemeinsamen Nenner kommt, um eure Kommunikation zu optimieren und Missverständnisse zu vermeiden.

Quellen

 

Friedemann Schulz von Thun: Miteinander reden 1 – Störungen und Klärungen. Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8

 

https://agilescrumgroup.de/retrospektive-formen-mit-beispielen-und-ideen/

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Christian Heidemeyer, Psychologe & Scrum Master